Vejledning til budgetopfølgning - U&As del

NemØkonomi fungerer som et økonomiopfølgningsværktøj. Formålet med NemØkonomi er at skabe et økonomisk overblik og dermed understøtte ledelsesmæssige beslutninger på det økonomiske område. Dette sker ved, at ledelsen gennem NemØkonomi får de bedste forudsætninger for i løbet af året at kunne forudsige økonomiens udvikling. Dermed opnår den et bedre grundlag at træffe ledelsesmæssige beslutninger på.

Økonomistyring kan ses som et årshjul med fire dele: Budget à Forbrug à Prognose à Justeringer.

Budgettet på det decentrale niveau er den lokale prioritering af den samlede ”pengepose” der meldes ud fra forvaltningen. Budgettet fungerer herefter som en økonomisk ramme, der binder strategier og prioriteringer sammen. Når man styrer efter budgettet, styrer man altså også efter de prioriteringer og strategiske overvejelser, man har foretaget. Budgettets formål er derfor både at understøtte økonomistyringen samt at vise, hvordan man vil anvende de økonomiske midler.

De næste to trin i budgethjulet, forbrug og prognose, udgør økonomiopfølgningen, hvis formål er at sikre både at budgettet overholdes, og at man varsles, hvis budgettet skrider.

Forbruget dækker over det realiserede forbrug. Prognoserne udregnes på baggrund af forbruget og viser dermed det forventede regnskabsresultat. Det vigtigste element i prognoserne er de vurderinger, der foretages lokalt af det fremadrettede forbrug, men består også af forskellige matematiske prognosemetoder.

Hvis økonomiopfølgningen viser, at budgettet ikke overholdes – eller hvis der er ønsker om tilpasning af budgettet af andre årsager - så kræver det justeringer. Dette udgør budgethjulets fjerde trin. Med ’justeringer’ menes der, at man foretager ændringer i planer og/eller det aktuelle forbrug med henblik på at overholde den økonomiske ramme. At man foretager justering på baggrund af økonomiopfølgningen viser, at man aktivt anvender de oplysninger, man tilegner sig gennem opfølgningen, samt at man som leder tager de nødvendige konsekvenser af økonomiens udvikling. 

NemØkonomi skal:

• automatisk opdaterer det realiserede forbrug fra Prisme, og dermed mindske arbejdet med dataudtræk og indtastning
• automatisk lave fremadrettede prognoser på forbruget på baggrund af årets aktuelle forbrug. Metoderne til at lave prognoser med er fleksible og kan laves på baggrund af løn, refusion eller øvrige udgifter.
• integrere oplysninger om barsel, sygdom, og refusioner sammen med de øvrige økonomiske oplysninger, direkte i økonomiopfølgningen.
• have en brugerflade, som gør det muligt at drøfte og lave aftaler om økonomien i organisationshierarkiet.
• være intuitivt forståeligt

Forvaltningerne oplever at bruge mange ressourcer på at følge op på budgettet og få et præcist og samlet overblik over det forventede forbrug og af og til er det svært at finde tilbage til, hvordan man nåede frem til det forventede forbrug.

Formålet med at anvende NemØkonomi er, at skabe et bedre overblik og bedre kvalitet med brug af færre ressourcer. Nemøkonomi er en indgang til budgetopfølgningen og ledelsestilsyn.

I denne vejledning beskrives, hvordan budgetopfølgningsprocessen for administrative er tilrettelagt. Overordnet er formålet med processen, at den administrative forholder sig til den foregående periodes forbrug, korrigerer forventet forbrug og afgiver forklaring på de afvigelser, der måtte være opstået i forhold til seneste måneds budgetopfølgning.

De administrative i økonomiteamet i Udvikling & Administration har til opgave – hver måned (undtaget juli) – at lave en budgetopfølgning baseret på foregående måneds forbrug set i forhold til budgettet. Konsulenterne i SAS udarbejder hvert år en ”Møde-kalender” hvoraf fremgår følgende dage:

• De administrative arbejder i NØ – der er forskel fra måned til måned hvor mange dage vi har til rådighed – hvis der f.eks. er helligdage, er der færre dage
• Ledere og administrative mødes og gennemgår NØ
• Controllere arbejder (økonomikonsulenterne)

Derefter er der møde med områdelederne, møde med afdelingslederne og Lars O. og til sidste møde med Lars H. Disse møder er der skåret ned på i 2022 – da økonomien i 2022 ser ud til at holde sig inden for budgettet.

Efter møderne modtager de administrative et samlet skriv fra økonomikonsulenterne med overblik over hvad der er drøftet på møderne vedrørende deres afdeling/område og de opmærksomhedspunkter, der skal være særlig fokus på fremadrettet.

• Der indlæses data i NØ først på måneden – de administrative kan mellem den 3. og 5. i måneden – når data er indlæst og afstemt i NØ gå i gang med indberetningen. Der er udfordringer med, at NØ er klar når vi ifølge kalenderen skal kunne arbejde i systemet – det skyldes, at der er fejl i indlæsningerne fra Prisme til NØ – det medfører, at der skal ske en ny indlæsning/afstemning og vi får færre dage til opfølgningen.

I NØ er det en god ide at have følgende opsætning i kolonner (se figur 1):

• Budget
• Sidste års forbrug (godt styringsredskab først på året)
• Sidste måneds forventede årsforbrug
• Forventet forbrug
• Forbrug sidste månedsskifte
• Forventet resultat

Der kan også ændres visning m.h.t. perioder (se figur 1) det kan være en hjælp at ”klikke” nogle af månederne fra – så man kan se mere i kolonnerne.

Vigtigt at have øje for om ” Sidste måneds forventede årsforbrug” og denne ”Måneds forventede forbrug” – hvis der er stor afvigelse i den ene eller anden retning – skal der forklares hvorfor.

Den største udgift er løn til personale – derfor er det vigtigt, at der kontrolleres følgende:

• Tjek om alle personer stadig er ansat?
  • Tjek om der er personale der har sagt op – er de afgangsført i NØ – tag højde for feriepenge.
  • Tjek om der er personale der er blevet opsagt – tag højde for feriepenge og evt. fratrædelsesgodtgørelse.
• Tjek om der er reguleret for personer, der ændrer arbejdstid?
• Tjek om der er reguleret for personer, der har ændringer vedrørende kvalifikationstillæg?
• Tjek om personer der er sygemeldte – får refusion – vi skal ikke regne på refusion – men tjekke at sygemeldte personer får refusion – kan tjekkes i SD – vil også på et tidspunkt fremgå i NØ.
• Tjek om personale på barsel også får sygedagpenge/barselsudligning.
• Aflønnes de på rette konto – er der sket procentfordeling hvor udgiften deles på flere afdelinger?
• Tjek om der er udbetalinger der bør tjekkes (ser de mærkelige ud, eller er de uventede).
• Følg op på vikarudgifter – er alle vikarudgifter afregnet? Hvor meget forventer vi at disponere til vikarer resten af året? Specielt ekstra udgifter omkring påske, sommerferie og juleferie – det kan være en god ide og tjekke m.h.t. forbrug sidste år.
• Følg op på timelønsudgifter – svarer timelønsprognosen til det, der er blevet forbrugt – omkring sommerferie tjek om udgiften allerede disponeret under en fælles udgift under månedsløn.

Medarbejdere, hvor der er ændringer eller nye medarbejdere – hvor ændringen ikke er slået igennem i NØ skal tilføjes i NØ. En ny medarbejder oprettes med en ny linje i NØ – og udgiften sættes ind fra den måned hvor medarbejderen ansættes fra (vikarer sættes stopdato på) – husk at linjen først må slettes, når budget­beløbet fremgår af den linje, hvor medarbejderen automatisk er oprettet i NØ (når HR har oprettet med­ar­bejderen i SD).

Husk at tage højde for de udgifter, der bliver bogført centralt – f.eks. sundhedsordning, forsikringer m.m. – og at de ikke automatisk bliver videreført – når de kun betales 1 x årligt. Vi har udarbejdet en fælles tjek­liste med de udgifter, der kommer fast hvert år for alle områder (findes i Økonomi på SD) – hvert område laver også sin egen tjekliste, hvor de udgifter fremgår – det kunne f.eks. være en udgift til plejehjemstilsyn, som kun bogføres i Visitation & Hjælpemidler.

Nedenstående viser hvordan man kan vælge nøgletal fra og til – og få den visning i NØ man har brug for:

Nedenstående viser hvordan man kan vælge perioder fra og til – og få den visning i NØ man har brug for:

Det er vigtigt at melde både overskud og underskud ind – vi er alle en del af et større regnskab – så alle overskud kan gøre en stor forskel i det samlede resultat.

Der er vedlagt – som bilag 1 – en tjekliste på opmærksomhedspunkter, som SD-Løn ikke tager højde for. F.eks. feriefradrag, 6. ferieuge, flex- og skånejobsrefusioner m.m.

Det er tidligere aftalt, at man under månedsløn tilføjer nye linjer for:

• Sommerferie (forventning på, hvor meget der skal disponeres til brug for ansættelser i 6-8 uger hen over sommeren)
• Lønforhandler – disponer til lokalløn
• Flexjobrefusioner
• AUB-refusioner
• Nye medarbejdere/ledige stillinger

Det er ønskeligt – af hensyn til at få en så retvisende budgetopfølgning som muligt – at alle fakturaer betales inden udgangen af måneden.

Det vil betyde, at betalingerne når at komme med ved indlæsning fra Prisme og NØ får et retvisende tal for sidste måneds forbrug og det beløb som automatisk akkumuleres i NØ for den kommende måneder dannes på et godt og oplyst grundlag

Det er vigtigt at der aftales hvordan det sikres at Økonomiteamet får information om alle personalemæssige ændringer. Før sad man måske tæt på ledelsen og det personale man indberetter løn på – det gør vi ikke længere og får ikke automatisk besked om ændringer – måske hørte man lige ved frokostbordet at en medarbejder holder eller der er blevet ansat en ny. Derfor er det vigtigt med klare aftaler så Løn- og personale giver besked så snart de kender til ændringer.

Når budgetopfølgningen er udført og clearet af med afdelingslederne, tilføjes kommentarer til opfølgningen – en forklaring på hvorfor der er disponeret som der er – hvorfor der forventes et overskud/underskud, forklaring ifm. ændring ift. seneste budgetopfølgning og ift. evt. personaleændringer m.v.

Det er besluttet på teammøde den 5. september 2022 – at alle administrative skriver kommentarer ind i NØ.

De administrative der laver budgetopfølgning for plejeboligenhederne og hjemmeplejen – bruger en Excell skabelon (modtages fra Diana N.) hvor større afvigelser fremgår og forklares – dette ark bruges til møderne med afdelingslederne og efterfølgende bliver det kopieret ind og lagt som kommentar i NØ